Da, sastanci mogu biti produktivniji

Kada ljudi žele prostor za saradnju, najveći problem je u tome što je većina prostorija za sastanke dizajnirana za pojedinca ‘’lidera’’ koji ih vodi. Konferencijski i prostori za sastanke najčešće su dizajnirani po principu ‘’SEDI-ĆUTI-SLUŠAJ’’, ili za grupne sastanke gde jedna osoba saopštava informacije a ostali uglavnom slušaju.

“U većini okruženja za sastanke ekran je postavljen na zid, ljudi sede za stolom i nastaje neka vrsta teniskog meča. Gledate u osobu koja govori, zatim gledate u tamo neke informacije, zatim opet neko govori pa opet gledate neke informacije. Ništa što bi vam olakšalo pogled na govornika i njegovu prezentaciju ne nalazi se u vašoj neposrednoj blizini, a isto bi vam omogućilo daleko veći komfor, usresređenost što bi bolje uticalo na produktivnost samog sastanka.” – kaže Law Epstein, direktor marketinga u Steelcase-u.

U timskom načinu rada svko ima da ponudineku informaciju sa ostatkom grupe, a te su informacije uglavnom na laptopu. Laptopova je onoliko koliko i ljudi na sastanku. Ali, deljenje tih informacija sa svih tih uređaja ubrzo se pretvori u vežbu raspetljavanja kablova i pokušaja da se umrežite. Šta treba pritisnuti da se priključim na projektor? Da li je ovo uopšte upaljeno? Prirodan tok sastanka se time gubi, a informacija se gubi među mnoštvom besmislenih komentara o tome kako bi taj ‘’izgubljeni’’ dokument bio od velike pomoći. “Našim promatračkim istraživanjem, postalo je jasno da većina prostorija za sastanke ne ide u korak s potrebama ljudi koji međusobno sarađuju,” – kaže Epstein. “Stoga je glavno pitanje postalo, na koji način reorganizovati odnos ljudi i informacija, kako bi istovremeno ostali usmereni jedni na druge koliko i na informacije,  koje su uglavnom na ekranu.”

Na osnovu ovih zapažanja, Steelcase istraživači i dizajneri osmislili su inovativan pristup koji će pomoći radnim grupama da poboljšaju primenu tehnologije u cilju poboljšanja međusobne saradnje. Taj pristup zove se Media Scape, i predstavlja mnogo više od samog proizvoda. To nije samo proizvod već i doživljaj.

Media Scape je zajednički prostor koji spaja nameštaj i tehnologiju s ciljem omogućavanja pristupa i razmeni informacija. Ljudi jednostavno sednu za sto, priključe USB u svoj laptop i dele sadržaj svojih računara putem glavnog ekrana za stolom. Kako biste se prebacili između laptopova, samo pritisnite dugme (‘’puck’’). U osnovi, ovo je jedinstveno “priđi i umreži se” iskustvo koje spajanjem nameštaja i tehnologije pomaže timovima da obave posao.

“Jednostavnost je ovde bila imperativ. Okruženje koje ne zahteva posebnu obuku ili upotrebu priručnika. I moralo je da bude prilagođeno impovizovanim i spontanim sastancima,” zaključuje Epstein.