Razlozi zašto bi svaka kancelarija trebala odustati od politike čistog stola

Ekonomista Tim Harford piše o fascinantnom eksperimentu čiji je cilj odrediti najproduktivniji i najinspirtivniji model kancelarijskog prostora.

Sistem upravljanja „5S“, čija su načela: sortiranje, ujednačenost, sjaj, standardizacija i održavanje, dugo se zalagao za efektivnost putem urednosti i jednoličnosti. Ta priča je započela u preciznim proizvodnim prostorima: nered je bio kritikovan jer može prouzrokovati greške i kašnjenja u poslu. No ovaj princip je nekako uspeo preći iz proizvodnje automobila, operativnih pozorišta i postrojenja za proizvodnju poluprovodnika– u kojima ima smisla – na kancelarijske odeljke, u kojima baš i nema.

Stručnjaci za upravljanje u današnje vreme promovišu „opuštenu kancelariju“. No ta vizija ima jednu očitu manu – činjenicu da ono što čini prostor prijatnim, inspirativnim i produktivnim, uopšte nije enterijer dizajniran sa ukusom. U stvari, celokupni izgled zgrade skoro uopšte nije bitan.

Ideja je bila proveriti kako poslovno okruženje utiče na količinu obavljenog posla i na to kako se zaposleni pritom osećaju. Stručnjaci su istražili četiri različita modela poslovnog prostora.

Prvi je bio opušteni kancelarijski: prostor spartanskog izgleda s običnim stolom, pokretnom stolicom, hemijskom olovkom i papirom. Ubrzo je postalo jasno da preterana urednost prostora izaziva napetost. „Taj je kancelarijski prostor izgledao kao prostor za pokazivanje u kojem je sve savršeno“, prokomentarisao je jedan od učesnika, dodajući: „Tamo se ne možeš opustiti“. Možda to i jeste cilj zagovornicima kancelarijske urednosti.

Drugi model kancelarijskog prostora bila je opuštena kancelarija dopunjena dekorativnim elementima. Ogromne odštampane fotografije biljaka visile su po zidovima. Bilo je i nekoliko biljaka u teglama u prostoriji. Modernisti i zagovornici 5S sistema mogli bi se iznenaditi kada čuju da su zaposleni obavljali više posla u dopunjenim kancelarijama, pritom se osećajući bolje. Niko drugi ne bi trebao biti iznenađen ovom informacijom.

Poslednja dva modela sastojala su se od istih komponenti kao i dopunjen kancelarijski prostor, a vizuelno su se činili skoro istim. Razlika u oba slučaja je bila isključivo u tome ko je imao pravo glasa pri odabiru izgleda kancelarijskog prostora. Uspešniji kancelarijski prostor je bila tzv. unapređena kancelarija. Kao i u slučaju dopunjene kancelarije, koja je imala fotografije i biljke, no učesnici su imali veći udeo u odabiru i nameštanju dekoracija u prostoru. Takođe su imali pravo da zatraže da se određeni element ukloni. Unapređena kancelarija može biti opuštena, – poenta je u tome da osoba koja u njemu radi ima mogućnost izbora.

U poslednjem, i najomraženijem, modelu kancelarije, učesnici su opet dobili pravo da pomere slike i biljke kako god im odgovara. Kad su to i uradili, jedan od ispitivača došao je i počeo sve premeštati – sve dok nije postigao identičan izgled dopunjenom modelu. Ovo naučnici nazivaju diskirminisanom kancelarijom, a i to je preblagi termin. „Hteo sam da vas udarim“, rekao je jedan od ispitanika tom ispitivaču po završetku eksperimenta.

Ispitanicima se svideo model dopunjene kancelarije, a opuštene i diskriminisane ne.

Unapređeni model je bio pravi uspeh – ljudi su uradili 30% više nego u opuštenoj kancelariji, i oko 15% više nego u dopunjenoj kancelariji. To su ogromne razlike. Troje ljudi su u unapređenoj kancelariji postigli skoro koliko četvoro postigne u opuštenoj kancelariji. Dopunjenu kancelariju možemo nazvati skromnim uspehom, no u diskriminisanoj kancelariji značajno je pala produktivnost i moral zaposlenih.

Haslam i Knight postavili su učesnicima brojna pitanja o tome kako bi oni ocenili kancelarije u kojima rade. Sviđala im se unapređena kancelarija, dok druga dva modela ne. Takođe su se požalili da im je dosadno, pa čak i fizički neudobno u dopunjenom i diskriminisanom tipu kancelarije. Taj se osećaj vrlo lako preneo i na ostale strukture: ispalo je da oni ispitanici koji ne vole kancelarijski prostor u kom rade, ne vole ni kompaniju koja se sastoji od takvih kancelarija, a osećaj se premestio i na zadatke koje u njemu moraju obavljati.

Fizički izgled je svakako bitan, a pokazalo se da dekoracije poput slika i biljaka čine zaposlene srećnijim i produktivnijim – suprotno onome u šta veruju Kyocera ili Le Corbusier. Ali puno više faktora je bilo bitno osim samog dizajna – pa čak je bilo bitno i ko je dizajner. Kao najbolja opcija se pokazalo dopustiti zaposlenima da sami dizajniraju svoj radni prostor. Kao najgora opcija se pokazalo dati im lažno obećanje da će imati autonomiju, a onda im je oduzeti. Ko bi uopšte uradio tako nešto?

Haslam i Knight su sproveli najeksplicitniji test važnosti davanja zaposlenima slobode u kontrolisanju radnog prostora, no oni nisu jedini koji su krenuli da istražuju u tom smeru. U jednom je istraživanju NASA poslala morske biologe da nedeljama rade u jednom izuzetno grubom okruženju – u malenoj laboratoriji ispod površine mora – ali njima se to svidelo. Međutim, bilo im je draže da kuvaju sopstvene izvedenice jela od konzervirane hrane nego da jedu to što im je unapred bilo pripremljeno.

Psiholog Robert Sommer uvek iznova tvrdi kako naizgled trivijalne slobode, poput prava da okreče zid u sopstvenoj kancelariji, pomažu ljudima da definišu svoj lični prostor, što ih čini srećnijim i produktivnijim.

Robert Sommer, psiholog na Kalifornijskom univerzitetu, proveo je godine upoređujući „krute“ i „meke“ arhitektonske prostore – one koje ljudi nisu mogli da menjaju i one koje su mogli. Primeri „krutih“ prostora uključuju one gde se prozori ne otvaraju, svetla i klima se ne mogu prilagoditi, ili su stolice prikovane za pod. Primer stopostotno krutog prostora je zatvor, ali ove „zatvorske“ karakteristike su se proširile po školama, javnim prostorima i kancelarijama. Sommer je uvek iznova otkrivao da prividno trivijalne slobode, poput prava da okrečiš zid u sopstvenoj kancelariji, pomažu ljudima da definišu svoj lični prostor, što ih čini srećnijim i produktivnijim.

Ipak, zagovornici 5S principa iz Virginia Mason kliničkog centra u Seattleu očito nisu dobili dopis s rezultatima Sommerovih istraživanja. Tamošnji lekari i sestre imali su naviku da kače stetoskope na kuku, no menadžment je osmislio urednije rešenje: polica na koju su zalepili natpis „stetoskop“. Osoblje je nastavljalo kačiti stetoskop na kuku. „Na kraju smo morali da uklonimo kuku“, rekao nam je nadzornik.

Nažalost, ceo svet je zaluđen urednošću. U britanskoj agenciji za prikupljanje poreza, Her Majesty’s Revenue & Customs, osoblje je krajem 2006. godine upozoreno da mora ukloniti porodične fotografije i suvenire sa svojih stolova. U australijskoj kompaniji BHP Billiton, specijalizovanoj za rudarstvo, osoblju je naređeno da moraju održavati svoj sto čistim, za šta su dobili 11 stranica dug priručnik s upustvima: „čist sto znači da će na kraju svakog radnog dana na stolovima ostati isključivo monitor(i), tastatura, miš, podloga za miš, telefonski set sa slušalicama, jedan okvir za slike A5 veličine i ergonomska oprema (npr. postolje za noge, gel ulošci za zglobove itd.)“.

Ako želite da izložite nagradu koju ste dobili, možete, ali samo ako uklonite okvir za slike. Nema biljaka. I nemojte ni pomišljati na ignorisanje pravila: „uprava će komunicirati s menadžerima timova o propustima“. Sva ova stroga pravila opravdavaju se sledećom logikom: politika čistog stola je korisna jer će naterati zaposlene da budu uredni, „da stvore radno mesto koje je čisto, organizovano i profesionalno“.

Jedna je stvar izravnati i zarezati sve olovke na sopstvenom stolu. No, naređivati nekome da izravna i zareže olovke na svom stolu odražava sistem vrednosti u kojem je veštački izazvana urednost vredna osećaja ogorčenosti.

https://ideas.ted.com

Tim Harford